Ratgeber

Online-Terminbuchung einführen

Veröffentlicht am 17. Oktober 2026 · Cluna

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für deinen Einzelfall wende dich an eine Fachperson.

Termine per Mail oder Telefon zu vereinbaren kostet Zeit: Vorschläge hin und her, Rückfragen, vergessene Antworten. Mit einer Online-Buchung wählen deine Klient:innen selbst einen freien Termin, wann es ihnen passt. Damit das reibungslos läuft, lohnt es sich, ein paar Dinge vorher zu klären: welche Angebote buchbar sind, welche Regeln gelten und wie du mit den Daten umgehst.

1. Angebote festlegen

Überlege dir zuerst, was online buchbar sein soll. Bewährt hat sich eine kurze Liste: ein Erstgespräch, eine normale Sitzung und vielleicht eine längere Sitzung für Paare oder Familien. Für jedes Angebot legst du fest:

• Dauer und Preis: so, wie sie später auf der Rechnung stehen.
• Ort: in der Praxis, per Video oder am Telefon. Bei Video gehört der Link in die Bestätigung.
• Pufferzeit: Minuten nach dem Termin für Notizen, Lüften oder den Weg.

Nicht alles muss online buchbar sein. Ein Erstgespräch kannst du auch als Anfrage anbieten, die du selbst bestätigst. So entscheidest du, wen du neu aufnimmst.

2. Zeiten und Regeln

Lege deine Wochenzeiten fest und trage Ferien und andere Abwesenheiten ein. Zwei Einstellungen verhindern Überraschungen: ein Vorlauf, damit niemand eine Stunde vorher bucht, und ein Buchungshorizont, damit dein Kalender nicht für ein halbes Jahr im Voraus voll ist. Gib lieber weniger Zeiten frei, als du theoretisch hättest. Zusätzliche Termine kannst du jederzeit von Hand eintragen.

3. Absagen klar regeln

Wer online bucht, möchte auch online absagen können. Lege eine Frist fest, bis zu der eine Absage kostenlos ist, und nenne sie vor der Buchung und in der Bestätigung.

Rechtlich gelten Verträge über Arbeitsleistung, die keiner besonderen Vertragsart unterstellt sind, als Auftrag; eine Vergütung ist zu leisten, wenn sie verabredet oder üblich ist.¹ Ein Auftrag kann von beiden Seiten jederzeit widerrufen oder gekündigt werden. Geschieht das zur Unzeit, muss die zurücktretende Seite den dadurch verursachten Schaden ersetzen.¹ Ob und in welcher Höhe ein vorher vereinbartes Ausfallhonorar im Einzelfall geschuldet ist, ist eine Rechtsfrage. Lass deine Regeln im Zweifel prüfen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen gelten nur, wenn beide Seiten sie akzeptiert haben, und sie müssen vor dem Bestellvorgang zur Verfügung stehen. So beschreibt es das KMU-Portal des Bundes für den Online-Handel.² Für deine Buchungsseite heisst das praktisch: Absageregeln sichtbar vor dem Buchen, nicht erst in der Bestätigungsmail.

4. Datenschutz bei der Buchung

Bei jeder Buchung beschaffst du Personendaten, mindestens Name und Kontaktdaten. Das Datenschutzgesetz verlangt, dass du die Person dabei angemessen informierst, mindestens über deine Identität und Kontaktdaten, den Zweck und gegebenenfalls die Empfänger.³ Die Information muss präzise, verständlich und leicht zugänglich sein.⁴ Ein Link zu deiner Datenschutzerklärung direkt auf der Buchungsseite erfüllt diesen Zweck gut.

Frag nur ab, was du für den Termin brauchst. Daten müssen verhältnismässig und zu einem erkennbaren Zweck bearbeitet werden.³ Ein Freitextfeld «Worum geht es?» lädt dazu ein, Gesundheitsthemen offenzulegen, und solche Daten sind besonders schützenswert.³ Lass das Feld weg oder mach es freiwillig, und sprich Persönliches lieber im Gespräch an.

Nutzt du für die Buchung einen Dienst, bearbeitet dieser die Daten in deinem Auftrag. Du musst dich vergewissern, dass er die Datensicherheit gewährleisten kann, und die Übertragung vertraglich regeln.³ Für den Datenschutz bleibst du verantwortlich.⁵ Prüfe auch, wo die Daten liegen: Eine Bekanntgabe ins Ausland ist nur unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt, und deine Klient:innen musst du dann über den Staat informieren.³

Achte auf deinen eigenen Kalender. Wenn du gebuchte Termine in einen Kalender auf dem Handy übernimmst, landen Namen oft bei einem weiteren Anbieter. Initialen statt voller Namen reichen meist, um den Tag zu planen.

5. Bestätigung und Erinnerung

Eine gute Bestätigung enthält Datum, Uhrzeit, Ort oder Videolink, deine Absageregel und einen Link zum Absagen. Ein Kalendereintrag als Anhang erspart das Abtippen. Eine Erinnerung am Vortag hilft, dass weniger Termine vergessen gehen. Halte beide Mails kurz und sachlich, ohne Werbung.

6. Einführen und bekannt machen

• Buche zuerst selbst einen Testtermin, auch auf dem Handy, und sage ihn wieder ab.
• Verlinke die Buchungsseite auf deiner Website und in deiner Mail-Signatur.
• Informiere bestehende Klient:innen in einer kurzen Mail. Wer lieber anruft, darf das weiterhin.
• Schau nach ein paar Wochen, welche Zeiten gebucht werden, und passe dein Angebot an.

Quellen

Alle Quellen abgerufen am 17.10.2026.

1. Obligationenrecht (OR), SR 220, Art. 394 Abs. 2 und 3, Art. 404. fedlex.admin.ch
2. KMU-Portal des Bundes: Allgemeine Geschäftsbedingungen (Online-Handel). kmu.admin.ch
3. Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), SR 235.1, Art. 5, 6, 9, 16, 19. fedlex.admin.ch
4. Verordnung über den Datenschutz (DSV), SR 235.11, Art. 13. fedlex.admin.ch
5. EDÖB: Outsourcing (Auftragsdatenbearbeitung). edoeb.admin.ch