Ratgeber

Mahnwesen freundlich und klar

Veröffentlicht am 17. Oktober 2026 · Cluna

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für deinen Einzelfall wende dich an eine Fachperson.

Die meisten offenen Rechnungen sind schlicht vergessen gegangen. Im Coaching kommt dazu, dass du die Menschen weiter begleitest, denen du eine Mahnung schickst. Ein gutes Mahnwesen ist deshalb freundlich im Ton und klar in der Sache. Dieser Artikel zeigt, was das Gesetz vorsieht und wie du Schritt für Schritt vorgehen kannst.

Fälligkeit: ab wann du Geld fordern kannst

Ist die Zeit der Erfüllung weder vereinbart noch durch die Natur des Geschäfts bestimmt, kann die Zahlung sogleich gefordert werden.¹ In der Praxis schreibst du eine Zahlungsfrist oder ein Fälligkeitsdatum auf die Rechnung, zum Beispiel 30 Tage. Das schafft für beide Seiten Klarheit und gibt dir einen festen Zeitpunkt, ab dem du nachfragst.

Mahnung und Verzug

Ist eine Forderung fällig, gerät die Schuldnerin oder der Schuldner durch deine Mahnung in Verzug. Wurde ein bestimmter Verfalltag verabredet, tritt der Verzug schon mit Ablauf dieses Tages ein, auch ohne Mahnung.¹ Ob eine Zahlungsfrist auf der Rechnung als verabredeter Verfalltag gilt, hängt vom Einzelfall ab. Eine Mahnung schafft hier Klarheit.

Bei einer Geldschuld im Verzug sind Verzugszinsen von fünf Prozent pro Jahr geschuldet. Wurde vertraglich ein höherer Zins vereinbart, gilt dieser auch während des Verzugs.¹ Auf Verzugszinsen dürfen keine weiteren Verzugszinsen berechnet werden.¹ Ist dir ein grösserer Schaden entstanden, muss die Gegenseite auch diesen ersetzen, ausser sie beweist, dass sie kein Verschulden trifft.¹

Ein Beispiel: Bei einer Rechnung über 600 Franken, die 60 Tage im Verzug ist, ergeben fünf Prozent Jahreszins knapp 5 Franken. Viele Coaches verzichten bei kleinen Beträgen darauf. Das Obligationenrecht regelt in diesen Bestimmungen Verzugszins und Schadenersatz, Mahngebühren nennt es dort nicht.¹ Willst du Gebühren verlangen, vereinbare sie im Voraus und lass dich beraten.

Freundlich und klar mahnen

Das KMU-Portal des Bundes empfiehlt, mit einer schlichten Nachfrage zu beginnen; danach seien ein bis drei Mahnschreiben ein weiterer kostengünstiger Schritt.⁴ Für eine Coaching-Praxis passt diese Abfolge:

1. Zahlungserinnerung einige Tage nach Ablauf der Frist: freundlich, ohne Vorwurf, mit der Rechnung und dem QR-Zahlteil im Anhang.
2. Zweite Erinnerung nach etwa zwei Wochen: sachlich, mit neuer Frist und dem Angebot, bei Schwierigkeiten eine Lösung zu suchen, etwa eine Ratenzahlung.
3. Letzte Mahnung: klare Frist, und der Hinweis, welche Schritte danach folgen können.

Ein Satz wie «Vielleicht ist meine Rechnung vom 2. September untergegangen. Ich lege sie dir nochmals bei und danke dir für die Zahlung bis zum 30. Oktober.» wirkt besser als jede Drohung. Bleib bei den Fakten: Rechnungsnummer, Datum, Betrag, neue Frist. Erwähne keine Folgen, die du nicht ernsthaft einleiten willst.

Wenn nichts mehr geht: die Betreibung

Für Geldforderungen gibt es die Schuldbetreibung.² Eine vorherige Mahnung ist üblich, aber keine Pflicht.⁶ Das Betreibungsbegehren richtest du schriftlich oder mündlich an das Betreibungsamt am Wohnsitz der Schuldnerin oder des Schuldners.² Es enthält Namen und Wohnort beider Seiten, die Forderung in Franken, allenfalls den Zins und seit wann er läuft, sowie den Grund der Forderung, zum Beispiel die Rechnung mit Datum.² Das Begehren kann online ausgefüllt werden, etwa über den Betreibungsschalter oder EasyGov, und wird dann eingereicht.⁵⁷

Die Kosten trägt die Schuldnerin oder der Schuldner, du musst sie aber vorschiessen.² Für den Zahlungsbefehl beträgt die Gebühr zum Beispiel 40 Franken bei einer Forderung über 500 bis 1000 Franken.³ Vorher lohnt sich ein Blick in einen Auszug aus dem Betreibungsregister, um die Zahlungsfähigkeit einzuschätzen.⁶

Mit dem Zahlungsbefehl erhält die Gegenseite 20 Tage Zeit zu zahlen. Innert zehn Tagen nach der Zustellung kann sie Rechtsvorschlag erheben.² Dann musst du deinen Anspruch im Zivilprozess geltend machen oder, wenn eine unterschriebene Schuldanerkennung vorliegt, die provisorische Rechtsöffnung verlangen.² Ohne Rechtsvorschlag kannst du frühestens 20 Tage nach der Zustellung die Fortsetzung verlangen; dieses Recht erlischt nach einem Jahr.²

Verjährung im Blick behalten

Forderungen verjähren grundsätzlich nach zehn Jahren, für einige Forderungen gelten fünf Jahre.¹ Coaching ist in der Liste der Fünfjahresfrist nicht ausdrücklich genannt; welche Frist für dein Honorar gilt, klärst du im Zweifel mit einer Fachperson. Die Verjährung beginnt mit der Fälligkeit und wird unter anderem durch eine Abschlagszahlung oder eine Betreibung unterbrochen.¹

Kurze Checkliste

• Zahlungsfrist auf jeder Rechnung
• Offene Rechnungen wöchentlich prüfen
• Erste Erinnerung freundlich, mit Zahlteil im Anhang
• Höchstens drei Stufen mit klaren Fristen
• Lösungen anbieten, bevor du betreibst

Quellen

Alle Quellen abgerufen am 17.10.2026.

1. Obligationenrecht (OR), SR 220, Art. 75, 102, 104–106, 127, 128, 130, 135. fedlex.admin.ch
2. Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG), SR 281.1, Art. 38, 46, 67–69, 74, 79, 82, 88. fedlex.admin.ch
3. Gebührenverordnung zum SchKG (GebV SchKG), SR 281.35, Art. 16. fedlex.admin.ch
4. KMU-Portal des Bundes: Was tun bei Zahlungsverzug und Zahlungsausfällen? kmu.admin.ch
5. KMU-Portal des Bundes: Betreibungsbegehren – ein wirksames Mittel bei Zahlungsausfällen. kmu.admin.ch
6. ch.ch: Betreibungen. ch.ch
7. Bundesamt für Justiz: Musterformulare SchKG. bj.admin.ch