Ratgeber

Datenschutz für Coaches in der Schweiz

Veröffentlicht am 17. Oktober 2026 · Cluna

Dieser Artikel gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Für deinen Einzelfall wende dich an eine Fachperson.

In Coaching-Gesprächen geht es oft um Persönliches: Belastungen, Beziehungen, Gesundheit. Entsprechend sorgfältig musst du mit Notizen, Kontaktdaten und Rechnungen umgehen. Seit dem 1. September 2023 gilt in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz (DSG).¹⁶ Dieser Artikel zeigt, was es für eine kleine Coaching-Praxis bedeutet.

Gilt das DSG für dich?

Ja. Das DSG gilt für die Bearbeitung von Personendaten natürlicher Personen durch private Personen.¹ Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen, also schon Name und Telefonnummer.¹ Besonders schützenswert sind unter anderem Daten über die Gesundheit und die Intimsphäre.¹ Coaching-Notizen können solche Daten enthalten. Für sie gelten strengere Regeln, etwa bei der Einwilligung.

Du entscheidest über Zweck und Mittel der Bearbeitung und bist damit die oder der Verantwortliche. Wer Daten in deinem Auftrag bearbeitet, zum Beispiel ein Softwareanbieter, ist Auftragsbearbeiter.¹

Die Grundsätze

Personendaten müssen rechtmässig, nach Treu und Glauben und verhältnismässig bearbeitet werden. Du beschaffst sie nur zu einem bestimmten, für die Person erkennbaren Zweck, vergewisserst dich über ihre Richtigkeit und vernichtest oder anonymisierst sie, sobald sie für den Zweck nicht mehr nötig sind.¹ Für den Alltag heisst das: Notiere, was du für die Begleitung brauchst, und nicht mehr.

Diesen Grundsatz «nicht länger als nötig» musst du mit gesetzlichen Aufbewahrungspflichten abstimmen. Das Obligationenrecht verlangt, Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren; wie weit das für deine Praxis gilt, hängt von deiner Buchführungspflicht ab.⁷ Rechnungen bleiben deshalb oft länger als Notizen.

Klient:innen informieren

Wenn du Personendaten beschaffst, informierst du die betroffene Person angemessen darüber. Mindestens nennst du deine Identität und Kontaktdaten, den Zweck und gegebenenfalls die Empfänger oder Kategorien von Empfängern.¹ Gibst du Daten ins Ausland bekannt, kommen der Staat und die Garantien dazu.¹ Die Information muss präzise, transparent, verständlich und leicht zugänglich sein.² Bewährt hat sich ein kurzes Informationsblatt, das du vor dem Erstgespräch abgibst und auf deiner Website verlinkst.

Einwilligung

Brauchst du für eine Bearbeitung eine Einwilligung, ist sie nur gültig, wenn sie für bestimmte Bearbeitungen nach angemessener Information freiwillig erteilt wird. Bei besonders schützenswerten Personendaten muss sie ausdrücklich erfolgen.¹ Eine unterschriebene oder digital bestätigte Einwilligung mit Datum macht das später nachvollziehbar.

Software und andere Dienstleister

Du darfst die Bearbeitung einem Auftragsbearbeiter übertragen, vertraglich oder durch Gesetz, wenn er die Daten nur so bearbeitet, wie du es selbst dürftest, und keine Geheimhaltungspflicht dagegen spricht. Du musst dich insbesondere vergewissern, dass er die Datensicherheit gewährleisten kann. Weitere Dienste darf er nur mit deiner vorgängigen Genehmigung beiziehen.¹ Für den Datenschutz bleibst du verantwortlich.⁴ Auch Auskunftsbegehren beantwortest du selbst, wenn ein Auftragsbearbeiter die Daten hält.¹

Liegen Daten im Ausland, ist das erlaubt, wenn der Bundesrat dem Staat einen angemessenen Schutz bescheinigt hat; die Liste steht im Anhang der Datenschutzverordnung. Sonst braucht es besondere Garantien, etwa Standarddatenschutzklauseln.¹²

Datensicherheit

Verantwortliche und Auftragsbearbeiter gewährleisten durch geeignete technische und organisatorische Massnahmen eine dem Risiko angemessene Datensicherheit.¹ Die Datenschutzverordnung nennt als Ziele Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Nachvollziehbarkeit und verlangt unter anderem, Systeme auf dem neusten Sicherheitsstand zu halten und bekannte kritische Lücken zu schliessen.² Praktisch: Updates einspielen, Geräte mit Code sperren, starke Passwörter verwenden und Sicherungskopien anlegen.

Geht etwas schief, etwa weil ein Laptop gestohlen wird, meldest du die Verletzung der Datensicherheit dem EDÖB so rasch als möglich, wenn sie voraussichtlich zu einem hohen Risiko für die Betroffenen führt. Die betroffenen Personen informierst du, wenn es zu ihrem Schutz nötig ist oder der EDÖB es verlangt.¹ Dafür gibt es ein Meldeportal.⁵

Verzeichnis der Bearbeitungstätigkeiten

Grundsätzlich führen Verantwortliche ein Verzeichnis ihrer Bearbeitungstätigkeiten.¹ Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden und natürliche Personen sind davon befreit, ausser sie bearbeiten besonders schützenswerte Personendaten in grossem Umfang oder führen ein Profiling mit hohem Risiko durch.² Wann der Umfang «gross» ist, legt die Verordnung nicht in Zahlen fest. Eine kurze Übersicht, welche Daten du wofür und wo bearbeitest, hilft auch ohne Pflicht.

Auskunft

Jede Person kann von dir Auskunft darüber verlangen, ob du Personendaten über sie bearbeitest. Die Auskunft ist kostenlos und in der Regel innerhalb von 30 Tagen zu erteilen.¹² Mit einem gut geführten Dossier pro Person ist das schnell erledigt.

Was bei Verstössen droht

Private Personen können auf Antrag mit Busse bis zu 250 000 Franken bestraft werden, wenn sie vorsätzlich bestimmte Pflichten verletzen, etwa die Informationspflicht oder die Vorgaben zur Auftragsbearbeitung.¹ Strafbar ist nur vorsätzliches Handeln, nicht Fahrlässigkeit.³ Ebenfalls strafbar ist, wer geheime Personendaten vorsätzlich offenbart, die er bei der Ausübung eines Berufs erfahren hat, der die Kenntnis solcher Daten erfordert.¹

Kurze Checkliste

• Informationsblatt für Klient:innen mit Zweck, Kontakt und Empfängern
• Ausdrückliche Einwilligung, wo du sie für Gesundheitsdaten brauchst
• Verträge mit Softwareanbietern, Speicherort bekannt
• Geräte gesperrt, Updates aktuell, Sicherungen vorhanden
• Löschregeln für Notizen, Aufbewahrung für Rechnungen

Quellen

Alle Quellen abgerufen am 17.10.2026.

1. Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), SR 235.1, Art. 2, 5, 6, 8, 9, 12, 16, 19, 24, 25, 60–62, 74. fedlex.admin.ch
2. Verordnung über den Datenschutz (DSV), SR 235.11, Art. 1–3, 13, 16, 18, 24 und Anhang 1. fedlex.admin.ch
3. EDÖB: Das neue Datenschutzgesetz aus Sicht des EDÖB. edoeb.admin.ch
4. EDÖB: Outsourcing (Auftragsdatenbearbeitung). edoeb.admin.ch
5. EDÖB: Meldung von Verletzungen der Datensicherheit (DataBreach). edoeb.admin.ch
6. KMU-Portal des Bundes: Neues Datenschutzgesetz (revDSG). kmu.admin.ch
7. Obligationenrecht (OR), SR 220, Art. 957 und 958f. fedlex.admin.ch